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印象笔记追求文件瘦身,没事就别整太多文件夹了,印象笔记应该这样使用

时间:2019/4/1 14:00:49 浏览:

笔记本分类的常见问题

我们可以先来看几个例子。

下面这些笔记本分类截图,是我从网络上找到的,你可以看到,这几位朋友都建了很多个笔记本,他们对于笔记本的命名是相当地随心所欲的。

特别是上面的第 3 个例子,如果你仔细数一下,你会发现它一共有 24 个笔记本组,这是相当厉害的。我们知道,笔记本组是折叠的,打开里面还会有多个笔记本,我们算它平均有 2 个笔记本好了,那这位朋友至少拥有 48 个笔记本。

这些笔记本相当于 48 个文件夹,根据我们在电脑上的使用体验,这种情况下要打开某一个特定的笔记本,是要费些时间的,就算你用快捷键来搜索笔记本,因为有 48 个名字,如果是你,我估计你一时间也很难马上想到要输入什么样的关键词来进行搜索。

实际上,这种笔记本组和笔记本同时有很多个的情况的相当常见的,我刚开始使用印象笔记的时候也是这种情况。

我跟这些朋友之所以这么做,通常是因为建立笔记本的时候比较随意,想到一个好像挺合理的名字就新建一个笔记本,对于笔记本的命名也没有规则,总体的分类比较混乱,最终导致整个笔记本的结构可以说没有结构,不成系统。

面对这种笔记本分类混乱的状态,经常出现的一个问题是,当我们要存放某一条笔记的时候,会纠结于存放在哪个笔记本更为合适。

这种纠结多了之后是可怕的。

而更为可怕的是,为了避免这种纠结,有一些朋友还想出来一个办法,什么办法呢?

他们建立了一个叫做「其它」的笔记本,把一时间不能分类的笔记都存放在这里面。

如果你也这么做,那相当于埋下了一个隐患,不出意外的话最终大概率的后果是:你的很多笔记都会存放在这个叫做「其它」的笔记本里边,这实际上让笔记本的分类没有了分类,相比于这个叫做「其它」的笔记本,另外的笔记本就形同虚设了,它们就像被全世界抛弃了,没有了存在的必要。

于是,整个笔记本系统会面临着崩溃的风险。注意呀,我这里说的崩溃,并不是指你的印象笔记打不开了,而是指你往笔记本里面存放东西然后调取信息的时候,有一种用之无味,弃之可惜的鸡肋的感觉。

当然了,还有一些朋友,发现了这种风险,想要摆脱这种不好的状态,于是呢,他们去学习其他人分享的一些笔记本分类,然后开始重新整理自己的笔记本分类。

当他们把一条一条的笔记按照新的分类整理之后,发现自己爱上了整理,以至于一次又一次地为了整理而整理,甚至陷入了整理迷局当中,你要知道 ,这些朋友光在笔记本的整理上就花费了大量的时间。

请你注意,据我所了解到的,这种情况并不是特例,这是很多朋友曾经或者正在经历的状态。你可以看到,笔记本的分类问题已经成为了印象笔记用户的老大难问题。


笔记本的本质是什么

要解决这个问题,首先我们要做的就是:要端正态度,要重视分类这件事情。

你知道吗?很多朋友对于分类这件事本身是不够重视的,随意建立笔记本,就是不够重视的一种突出表现。

那我想告诉你的是:分类,应该是一个很严肃的科学问题,你要给予它足够的重视,你需要认真对待分类这件事情。

我们对于笔记本的分类,或者对于其它事物的分类,实际上反映出来的是我们对于笔记本这个东西的认知,当我们对它的认知足够清晰的时候,分类自然就会清晰了。

我们知道,印象笔记里的笔记本就相当于我们电脑里的文件夹,一个文件夹可以存放多个文件就相当于一个笔记本可以存放多条笔记。笔记本也相当于图书馆里边的书架,一个书架可以存放多本书就相当于一个笔记本可以存放多条笔记。

如果你深入观察一下,你会发现笔记本,文件夹,书架都有一个共同点:它们都有空间上的限制。

什么意思呢?你看呀,任意一条笔记,只能存放在一个笔记本里边,任意一个文件,只能存放在一个文件夹里边,任意一本书,只能存放在一个书架里边。这就是它们空间上的限制。

也就是说,印象笔记里的任意一条笔记,只能归属于某一个特定的笔记本,而一个笔记本就是一种类别,这背后也就意味着:一条笔记只能归属于某一类别。

你要知道,一条笔记只能归属于某一类别,这本身是有问题的。因为很明显,在现实世界里面,我们知道某一个事物它往往可以归属于多个类别。


可是,如果我的一条笔记内容是《穷查理宝典》,这个时候,就算我有这几个笔记本,由于一条笔记只能存放在某一个笔记本里面。

比如我把《穷查理宝典》这条笔记存放在投资类这个笔记本里面,这个时候,你会发现《穷查理宝典》只能归为投资这一个类别了,我在其它类别的笔记本里边是找不到它的。

这显然是不科学的。

我们从这个角度来看,笔记本的空间限制突然变成了一个天生的缺点,不管我建立多少个笔记本,它始终没有办法突破这个限制。


怎样做好印象笔记本分类?

那我们应该怎么做呢?

我们不妨再看一下这个《穷查理宝典》:

你发现没有,这些类别实际上也可以是一个个的标签。

是的,你看到了标签这两个字。我们只有一个办法把《穷查理宝典》这条笔记归属到多个类别,那就是使用多个标签,给它贴上多个标签。

只有标签,才能突破空间上的限制,把同一条笔记归纳到不同的分类里边。

你要知道,标签在印象笔记里是另外一套系统,关于它的具体用法,我以后会专门写文章来给你分享,这里我们先不展开。

我们还是回到笔记本分类这件事情上,当有了标签之后,我们还需要建立笔记本吗?

需要的。

因为笔记本的空间限制并非一无是处的,它满足了我们一个很重要的需求,那就是:它可以把相关的信息归为某一个特定的类别,让我们快速地找到。

好,既然分类还是有必要的,那我们应该怎么做好这个分类呢? 笔记本要建立多少个?笔记本要怎么分类才是科学可行的呢?

如果我们再回顾一下刚开始这些朋友的笔记本分类截图,你会发现他们的分类之所以有这么多,是因为这些分类存在多个维度,每个维度都有一些类别。

正是因为这样的多个维度交织在一起才造成了混乱。

所以,我想分享给你笔记本分类的第一个原则是:只需要在某一个维度上进行分类。

那具体要怎么做呢?你首先需要一些逻辑思维。

有一本书,叫做《金字塔原理》,是一位叫做芭芭拉·明托(Barbara Minto)的老太太写的,这本书被很多读者认为是讲述逻辑思维理念的经典著作。


在这书当中呢作者提出了一个叫做 MECE 的原则(Mutually exclusive and collectively exhaustive),精简成一句话就是:相互独立不重复,完全穷尽无遗漏。

也就是说,当你的笔记本按照某一个维度进行分类,如果能够做到这个「相互独立不重复,完全穷尽无遗漏」,那这样的分类算是科学可行了。

实际上,这种不重复无遗漏的分类在现实世界里边有很多。

比如这样的分类:

学习,生活,工作是一个维度的分类,在学习,生活,工作的下面,又可以是相同一个维度的分类。你会发现,每一个分类下面,还可以按照某一个相同的维度继续分下去。

但是,你发现没有,如果你完全按照这样的一个分类来建立笔记本,你会拥有很多个笔记本,这又掉到一个大坑里边了。

你要知道,你的注意力是没有办法覆盖到这么多笔记本的。

所以,我要分享给你笔记本分类的第二个原则是:笔记本的数量要克制。

实际上,你只需要这里最上层类别的三个笔记本:学习,生活和工作。其它往下的所有分类,你可以把它们变为标签,标签还可以突破空间上的限制。

为什么笔记本的数量要这样克制呢?

因为当笔记本数量太多的时候,你的注意力就会分散,你的大脑也会产生记忆的负担。

有心理学表明。一组信息如果超过 9 个,一般人是很难马上记住的。所以呢,为了让你的注意力更集中,为了减轻你大脑的记忆负担,笔记本的数量需要克制,请你记住:少就是多。


对于笔记本的分类维度, 我个人主要应用了 GTD 的做事方法论,你可以看到,我只有这么几个笔记本,这些笔记本的数量是相当克制的,它们是一秒可见的,也是一秒可搜索到的。

我使用这样的笔记本分类已经有很长一段时间了,我认为它们是一套科学可行并且崩溃风险极低的笔记本分类系统。

我在上面提到的 GTD,它的全称是 Getting things done,它是美国的一位时间管理专家大卫·艾伦(David Allen)提出并且传授多年,也被证实是行之有效的信息管理流程和行为管理方法。

如果你感兴趣,可以在网络上找到这个方法论的很多资料。我也会在以后的文章当中给你分享我对于 GTD 的一些理解和应用。


                               

印象笔记的一些心得分享


如何快速启动印象笔记

关于印象笔记的启动方法,其实有两种:开机启动、非开机启动、快速调用

1、开机启动

我就是开机启动,作为印象笔记资深用户、印象笔记大使,印象笔记已经成为我每天不可或缺的软件了,现在我的QQ、微信并不是开机启动,而印象笔记却被我设为开机启动,原因无它,因为我无时无刻都在使用印象笔记。

2、非开机启动

可以通过设置快捷键的方式来打开印象笔记,以Windows端印象笔记为例,通过点击印象笔记界面的:菜单栏-工具-选项-热键-在印象笔记中搜索,按这个快捷键(可以随便设置)就可以从后台快速的启动大象客户端了。

3、通过第三方软件调用

比如listary、everything等搜索软件,具有强大的搜索和调用功能,可以直接搜索,点击打开,也比找到快捷方式再打开,会稍微会那么一点点。

如果要我推荐的话,建议第一种。

印象笔记的应用场景

接触印象笔记三四年时间,自己用了很多功能,也见过很多达人使用印象笔记功能,经过梳理和总结,我个人觉得印象笔记的常用功能,主要包括七个方面:

-记录一切(文字、图片、音频、视频、附件、联系人)

-待办清单(每日事项、临时工作)

-收藏一切(娱乐、生活、工作、学习)

-缓冲处理器(待阅文章、信息)

-知识管理(读书、写作、学习)

-思维管理(灵感管理、思路整理)

-储物柜(衣物管理、家庭整理)

第一个,最简单的就是笔记功能,包括文字记录,图片记录,音频记录,视频记录,及联系人记录。我的印象笔记里有一个固定的笔记本:随手记,我每次都是随手打开,然后马上写下当时的笔记,事后在统一整理。

第二个,待办清单。我们每天都会待办事项,我借用印象笔记的复选框功能构建待办清单,将这一天内的工作或临时性的工作列出来,然后用清单的方式进行处理,保证高效。

第三个,收藏一切,这个是我最常用的功能,不管是看文章、看资料、看网页、看视频,对于一些我重点需要关注的信息,我都会用它的剪藏功能进行收藏。

第四个,收藏完毕,其实就是起到了缓冲处理器的功能,能把文章完,在进行二次筛选和处理的时候,进行统一整理,然后沉淀下来,纳入自己的知识体系中。

第五个,就是知识管理,这也是我前面一篇分享心得里讲到的,作为个人成长的重要方面,读书、写作、学习,印象笔记是我不可或缺的高效工具,也是我的核心工具,通过印象笔记,作为一个中心点链接到其他工具。

第六个,是思维管理,印象笔记手机端有一个插件功能,我们可以不用经过二次、三次、四次点击才建立笔记,而是可以直接通过插件新建一个空白笔记本,将你的思路说出来或者记录下来或者拍下来。

第七个,是储物柜功能,这个我目前刚刚在尝试,也是一个比较高端的功能,将所有的衣物进行拍摄编码,编到一个笔记本里面去,这样可以控制自己购买欲望,也可以进行断舍离。

应用好这些功能,就能成为印象笔记达人啦。

如何应印象笔记写晨间日记

1、我们为什么要写晨间日记?

首先要把这个问题弄明白,晨间日记最初是在一本书里提到的《晨间日记的奇迹》,后来被各路时间管理大咖总结、提炼、升华,成为一门高效能人士的必备技能,好像一个成功的知识IP,不写晨间日记都不能成为大咖一样。

不过,从我个人写晨间日记的经验来讲,晨间日记的确可以可以帮助我们做好一天的准备,可以精确地写出当天或昨天发生的事情,然后冷静思考,昨天发生的一切事,并中立的看待那件事。因为如果晚上写日记的话,可能很难压抑住自己的负面情绪,而早起的时间是真正属于自己的时光,可以清醒的反思自己应该如何写和反思。

2、晨间日记写什么?

一般来讲,晨间日记主要包括九个方面:今天是什么日子?写下你自己的梦想,然后三件当天必须完成的事情,你的财务状况,已过去的一天做下的最成功、最美好的事;昨天所结交的新朋友或者和你的老朋友发生的一件非常开心的、值得去纪念的事情;你的人脉、社群、家庭;工作、学习、创意,还有一些健康方面的记录。比如昨天又有哪些新的想法?有哪些新的点子可以帮助你去提升能力以及工作成绩;在自己的健康方面所做出的努力,比如说跑了五公里、走路达到1万步,都可以清晰的记录清楚。

3、怎么用印象笔记记录晨间日记

在印象笔记官网有一个关于晨间日记的模板,易效能也有一个晨间日记的模板,可以直接下载并使用,每天只要复制一份就可了。我自己也是下载的模板,但是自己又对这个模板进行了改造和调整,变成更符合自己使用的模板风格。

总之,印象笔记是高效工具,晨间日记知识其承载的一个功能之一,但却依然可以帮助我们过好每一天。

小白快速入门印象笔记

网上有很多印象笔记的课程、分享、资料、视频,帮助用户入门印象笔记,都是非常实用的,但结合我自己的使用经验,印象笔记小白入门,只要重点关注4个方面就好了:

-初识印象笔记:简介、下载安装印象笔记、识别界面及各个工具栏

-文字记录功能:可以结合番茄工作法为例,熟悉基本功能,如表格、清单、提醒、置顶、快捷方式

-结构化笔记:对比幕布,了解如何在印象笔记里书写结构化笔记,及调格式、演示等功能

-图片标注功能:以思维导图图片为例,学会图片标注功能,及共享、邮件功能

首先,需要熟悉印象笔记的基本界面,注册、安装、下载就不提了,任何一个软件都需要了解界面的基本功能,不过这也非常简单,略过不提。

其次,就是文字记录功能,我建议结合其他方法,在印象笔记里面去学习,比如我觉得可以结合番茄工作法(这个很简单),将印象笔记的各个功能,如表格、清单、提醒、快捷方式、字体格式、颜色等等,熟悉这些功能,而且还能构建自己的模板。

第三,结构化笔记,这是我近期发现的非常高效、非常棒的功能,超赞,现在网上有很多思维导图工具,包括幕布,可以结构化的呈现你的思想。其实印象笔记也可以呈现结构化的方式,有一个项目编号功能,让你的笔记更有结构层次,同时还可以通过演示功能将笔记投影出来。

第四,图片标注功能。图片功能很多人都不会用,很多人都是单纯的拍个照片当做记录就算了,其实图片标注功能可以让你的图片更加清晰、有相关的指引,包括添加项目符号、加箭头、加马赛克等等,可以让人清晰地理解接受信息。

通过这四个功能,我认为印象笔记就可以入门了,而且在以后不断实践的过程当中也会找到属于自己的印象笔记使用方法,称为一个效率达人。

标签功能

印象笔记的标签使用方法有很多,1000个人有1000个使用方法,我就收一下我自己摸索出来的标签体系,不一定适合你,但仅供参考。我主要把标签体系分为两个类别:固定+灵活。

1、固定类标签

就是有一些固定的符号,比如一些地点,我就会用符号@来表示,@北京、@上海等;具体到一些地方的时候,也可以直接用符号来表示;还有就是一些*好,***三颗星就是非常重要,后者笔记的质量非常高,**两颗星就是中等,*一颗星就是相对重要的。

当然,我也会用一些英文字母来装X一下,比如[book:思维导图][movie:战狼][song:安静]用来标注读书笔记,影评,歌词等。我的笔记本名称也是用英文来命名的,标签其实也是类似的,英文名字的简写有时候非常高效,如PRO、Name等等。其余的像时间这类标签一般都是通用的,比如2017,201709,20170926等等。

用印象笔记以来我发现,这种标签的命名方式有很多,而且与我们对笔记本的命名、word的命名、电脑里的文件的命名都是非常类似的。它是一整套的体系,可以直接把弄过来用到印象笔记标签里面去就可以。

2、灵活类标签

我主要是根据自己的一些思考,当我在看到一些东西的时候,我认为它是什么?或者我此刻的感受是什么,我就会命令成为标签。比如说我在读一边推理小说的时候,我可能认为有些章节讲的是时间管理,那么我就会把它打标签为时间管理,甚至运动、汽车、兰博基尼等等。

我在听一首歌的时候,我可能听出了一份是玄幻类的心情,就会命名为一些玄幻的名字,甚至如果歌词与一些小说电影相关也会按照它们来命名。

我认为标签极其需要,一定要符合自己的特征,核心点就是打标签其实是一个归纳总结思考的过程。它与笔记本结合,来构建一个标签体系,会通过自己的兴趣爱好和关注点,建立起的体系一定是只符合自己的。

最后提醒,标签体系的建立并不是一蹴而就的,需要通过1-3个月的时间去摸索,才能成体系,甚至你辛苦建立的标签会被推倒,重新建立,然后直到构建出新的标签体系。

搜过功能

搜索功能是印象笔记强大的功能之一(其他如标签等),印象笔记搜索功能的一个特点就是可以在附件中搜索出你需要的文字,比如添加了一篇PDF格式的论文,然后以前的模式是挨个打开PDF,挨个去找,但在印象笔记里,直接搜索就好了,马上就可以找到哦,而且哪一页都会直接跳过去。

如果是图片的文字,也没有问题,印象笔记会自动识别的,即使是英文也没有问题,也可以识别。哪怕是你是手写的文字,都没有问题,放心,有大象在,点击搜索,一切搞定。

所以,请疯狂地使用搜索框,这也是我使用印象笔记的一个心得。我目前使用搜索功能,主要集中在这四个方面:

-图片搜索,搜索图片中文字,包括印刷体,中英文手写。比如看书的时候拍一张图片做读书笔记,我懒得去打字了,但依然可以搜索出来我需要的信息。

-附件文件搜索,保存在印象笔记中附件文件,如Word、excel、PDF文档也可以搜索 (这个是印象笔记高级帐户专享功能)

-相关搜索,在百度和Google搜索的时候显示笔记搜索结果,就是说如果你开启了相关功能,可以在百度搜索的时候,可以在首页显示你的印象笔记里面有的相关的信息,可以避免重复。

-选择搜索范围,所有笔记/私人笔记/企业笔记,单个笔记本,单条笔记。我一般是全笔记搜索,因为印象笔记的搜索速度非常快,功能超强大,能快速的帮助界定需要找的信息。

康奈尔笔记与印象笔记

1、康奈尔笔记法是什么?

关于读书笔记的方法有很多,但康奈尔笔记法是其中非常流行的一种。康奈尔笔记法又叫做5R笔记法,这一方法几乎适用于一切讲授或阅读课,特别是对于听课笔记,5R笔记法应是最佳首选。这种方法是记与学,思考与运用相结合的有效方法。它主要分为三栏:

右上:最大的空间笔记部分,按照习惯记录内容;

左边:竖栏叫“线索栏”,用来归纳右边内容,如提纲挈领类,这不要在做笔记的时候做,而是在上完课之后马上回顾,然后把要点都写到左边。

下面:横栏用来做总结,用一两句话总结你这页记录的内容,这个工作可以延后一点儿做,起到促进你思考消化的作用,另外也是笔记内容的极度浓缩和升华。

2、印象笔记中的康奈尔笔记

在印象笔记官网上,是有康奈尔笔记法的模板的,你可以根据自己的需求进行调整,从而变成一个你自己喜欢的样子,比如下面的图片是我在网上找的,可以把它换成第一张图片,这张图片就更符合对于颜色、板式的需求了,看着更加舒服。实在不行,可以自己做一个,印象笔记中有表格、颜色、字体大小等功能,可以根据自己的需求做一个。

不过最关键的还是要用起来,读完一本书、开完一次会议,都通过印象笔记+康奈尔笔记记录下来。

目标管理与印象笔记

1、目标管理与SMART原则

在目标管理领域,有一个最基本、最通用的原则:SMART原则。其中:

S 代表具体 (Specific):目标要清晰、明确,让考核者与被考核者能够准确的理解目标;

M 代表可度量 (Measurable) :目标要量化,考核时可以采用相同的标准准确衡量;

A 代表可实现 (Attainable):目标要通过努力可以实现,也就是目标不能过低和偏高,偏低了无意义,偏高了实现不了;

R 代表关联性 (Relevant):目标要和工作有相关性,不是被考核者工作,别设定目标;

T 代表有时限(Timebound):目标要有时限性,要在规定的时间内完成,时间一到,就要看结果。

可以看下面的例子,就很清晰的明白具体是什么了:

普通to do list(绝不管用)

背单词

做阅读理解

看作文范文

正确模式(精确目标)

背10页单词

1小时内做3篇阅读理解

看2篇作文范文

进阶模式(需要想象力)

有种你背20页单词

能不能在40分钟内做完3篇阅读理解,还全对

看两篇作文范文,并能临摹一篇

2、如何在印象笔记里做好目标管理

SMART原则和印象笔记也是可以关联起来的哦,可以在印象笔记里面新建了一个表格,对于具体的内容可以细化出来,通过这种方式来提醒自己,在某一个时间段要达成某个目标,那就是可以实现具体的目标了。

虽然这个模板比较简单,甚至有时候可以不用单独建立一个笔记来存放,可以与晨间日记、康奈尔笔记等其他模板共同建立在一起,也就是一个笔记里同时放着1-3个模板,将番茄工作法、晨间日记、SMART原则放在一起,这样就会非常高效。而且也节省了笔记的数量。

多久整理一次印象笔记

当我决定将印象笔记作为我长久使用的一块高效工具之后,我就想到,那既然要用很久,时间一长,笔记肯定会很多,该多久整理一次呢?

我当时花了很多时间去学习如何使用印象笔记,包括目前网上的很多技巧、视频、印象笔记官网的各种教程,甚至各种达人使用印象笔记的故事,我都有仔细看过并学习和尝试过。

后来我发现大多人都是按“时间”进行整理,比如固定一周、一个月、2个月进行一次整理,这样的好处是我们不可能每天都花时间整理,所以可以把看的文章全部都收集起来,然后集中整理,会更加高效。这类似于学习模式里面的图层工作法或者批量处理原则。

经过我自己的实践,这种方法是可以使用的, 比如前期我都是固定在周日晚上集中整理一周的笔记。但后来我发发现,如果我一个任务持续两周,我该怎么办,因为还没结束。所以我提出应该按照“项目”来整理笔记。

比如我一个月内要做3次分享,每次分享相隔10天,那我就按10天来整理,同样,假如我一个月做10次分享,信息流通速度加快了,那我就需要三天整理一次了,项目结束了,这个笔记就整理一次归类存储,然后留出下一个项目的空间。同样,当我们的信息流通速度降低的时候,可能就需要更长的时间去整理。

所以,整理笔记的时间并不是固定的,而是根据你的项目需求来决定的,而且我践行这个方法已经有一段时间了,还是觉得非常受用的。但如果能综合“时间”和“项目”两个维度来整理印象笔记,将会更加高效。



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